No tengo estrategia de sistemas. ¿Qué me estoy perdiendo?

Actuar ahora en la innovación para aprovechar las oportunidades.

El mundo de pequeñas y medianas empresas de Argentina está colmado de emprendimientos exitosos de las más variadas industrias y rubros, en las que a menos que haya una renovación de hardware inminente o un problema grande en los sistemas, no tienen una estrategia de TIC o roadmap tecnológico.

No hay dudas que el 100% de las organizaciones va a ser una empresa tecnológica y la discusión hoy en día es la velocidad para tener hecha la transformación tecnológica. 

Para aquellos que gustan de los datos y estadísticas los invito a pasar por el GPS Empresas del Gobierno Nacional en donde hay un buen número de datasets se pueden utilizar para analizar múltiples aspectos del ecosistema empresarial de las PYMES.

ADN Empresario de la Argentina

La brecha entre las empresas grandes que tienen capacidad de invertir en un departamento de sistemas y las PYMES que simplemente invierten en software, hardware y mantener los sistemas funcionando se está haciendo cada vez más grande. Varios analistas estiman que:

  • El 100% de las aplicaciones tendrán inteligencia artificial embebida
  • El 85% de las interacciones con los clientes serán automatizadas
  • El 60% de los puestos de trabajo en IT todavía no se han inventado, pero lo serán en ese periodo de tiempo

La falta de una estrategia de sistemas genera una pérdida de oportunidades tremenda. Hagamos doble click sobre las oportunidades que se están perdiendo por no tener una visión a mediano y largo plazo con la tecnología en estas organizaciones.

Diagnosticar su TIC

Lo primero que hay que realizar para tener una estrategia de TIC es entender el estado actual de la infraestructura, sistemas de información y gestión de TI. Todo esto acoplado con un entendimiento del negocio que desarrolla la organización. 

Para llevar adelante ello se realizan las siguientes actividades:

  • Relevamiento y diagnóstico de Infraestructura, incluyendo el análisis de seguridad, conectividad, servidores, estaciones de trabajo y equipos de comunicaciones
  • Relevamiento y diagnóstico de los Sistemas de Información, incluyendo el análisis de la intranet, extranet, y sistemas de backoffice.
  • Revisión de los objetivos del negocio y alinear los mismos a las necesidades tecnológicas.

Las etapas del diagnóstico

En un diagnóstico de la TIC, de acuerdo al alcance estipulado, generalmente se divide en 3 etapas:

  • Relevamiento y Diagnóstico:
    • Infraestructura: analizando conectividad a internet, antivirus, seguridad física, copias de seguridad, y obsolescencia tecnológica entre otras
    • Sistemas de información: intranet, repositorio de archivos compartidos, seguridad de acceso, sistemas de backoffice (contabilidad, cuentas por pagar y cobrar, activos fijos, ventas, etc), extranet, y más.
  • Diseño de solución, es la etapa en donde en función del diagnóstico se realiza un informe preliminar con los riesgos detectados y las funciones que pueden ser mejoradas.
  • Implementación de las soluciones es donde se planifica la implementación y administración de los proyectos de las soluciones sugeridas y un control de calidad de estos procesos.

Estrategia de ejecución

Una de las mejores estrategias de ejecución, es la basada en una metodología de las dimensiones del entendimiento del cliente para la innovación digital (Gartner, abril 2018).

Estas cuatro dimensiones de información a ser recolectadas estarán siendo dirigidas en el contexto de su organización:

no tengo estrategia de sistemas. Que me estoy perdiendo
Dimensiones del entendimiento del cliente, Abril 2018 Gartner (c) 
  • Necesitar: descripción de las cuestiones que los clientes (internos y externos) están atravesando y que les gustaría resolver
  • Querer: relacionado a emociones. Por ejemplo, a evitar posibles altos riesgos de migraciones de datos o tecnología.
  • Opciones: opciones son las elecciones que deben tener como objetivo el necesitar y querer. El entendimiento de las opciones hará más sencillo el contrastar su solución y posición de manera más efectiva. La exploración más profunda, con sus correspondientes restricciones de tiempo, ayudará a descubrir las opciones más apetecibles o no.

La cuarta área es la dedicada a analizar las características de sus clientes (internos y externos) cuyas necesidades y querencias están alineadas con lo que tiene para ofrecer y también la consideración de alternativas.

Cómo empiezo a confeccionar la estrategia TIC

Es clave entender que cada uno de las áreas o departamentos de la organización tiene que ser puesto a consideración cómo las herramientas tecnológicas pueden hacer más eficiente su trabajo. Hay que conocer que existe en el mercado para empresas de industrias similares y la adaptación de las mismas a las prácticas de su empresa.

Hay un concepto, que fue introducido por Gartner hace unos cuantos años, sobre el ciclo de sobreexpectación que puede ayudar a entender cómo son las etapas de “enamoramiento” con las soluciones tecnológicas.

Un ciclo de sobreexpectación (hype cycle) es una representación gráfica de la madurez, adopción y aplicación comercial de una tecnología específica y nos ayuda a entender por un lado las etapas de la puesta en marcha de la tecnología y las expectativas (parte superior del gráfico).

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Ciclo de Sobreexpectación de Gartner (c)

En este marco, si la decisión es avanzar en búsqueda de soluciones tecnológicas y construir un “Roadmap Tecnológico” es conveniente planificar.

Objetivos de la construcción del Plan Estratégico de TIC

Los objetivos van a ser claros:

se desea adoptar la mejor tecnología disponible, que sea accesible para la organización y pueda demostrar un retorno de la inversión en el menor tiempo posible. 

Los pasos a seguir en la búsqueda de confirmar los objetivos son:

  • Confirmar los objetivos básicos junto al comité de evaluación propuesto por la organización.
  • Confeccionar un acuerdo básico de entendimiento.
  • Identificar posibles soluciones en base al acuerdo, evaluar antecedentes de los posibles soluciones y efectuar selección preliminar.
  • Definir datos para la selección final de propuestas, realizar la solicitud de propuestas.
  • Preparar datos para la selección final y presentar al directorio un informe para que realice la selección de la solución.

Etapas de la búsqueda de la solución TIC

Si bien hay muchas organizaciones que para la búsqueda de la solución se basan en la avezada experiencia de los compradores o la intuición del fundador, la búsqueda de soluciones tecnológicas va más allá. 

La comparación que siempre hago cuando comienzo un proyecto de este estilo es como la construcción de una casa, porque en definitiva uno está construyendo -de ahí que la planificación es clave para el éxito- un camino tecnológico que si falla en alguno de los puntos puede que impacte en el resultado final. 

Por ejemplo, en la construcción de una casa, a grandes rasgos, se comienza por las necesidades, luego se pasa a los planos y luego el plan de obra. Incluso aún si uno espera hacer la construcción en etapas, el plano por lo general es el del objetivo final a donde uno quiere llegar. Lo mismo debería suceder con el plan de TIC y es por ello que es de suma importancia conocer hacia dónde va el negocio, cuáles son las expectativas de crecimiento y detalles que superan al mero comprador de tecnología o experto tecnológico y requieren la experiencia de un líder en innovación.

Por lo general se organiza en tres etapas que pueden llevar desde días a semanas a meses dependiendo de la complejidad de la organización.

Etapa 1: Relevamiento, equipo y lineamientos

  • Seleccionar comité evaluación
  • Definir lineamientos del Proyecto
  • Estado actual y deseado
  • Acuerdo básico de entendimiento

Etapa 2: Soluciones existentes

  • Identificar posibles soluciones
  • Evaluar antecedentes
  • Efectuar selección preliminar

Etapa 3: Evaluación de propuestas y selección

  • Definir datos para la selección final
  • Solicitud de propuestas
  • Preparar datos para la selección final
  • Seleccionar nueva solución

¿Que me estoy perdiendo?

Es complejo identificar las oportunidades perdidas sobre la inmensidad de las soluciones tecnológicas que están al alcance de la mano hoy, sin siquiera hacer futurología. 

En cada una de las industrias hay innovación que camina en forma independiente, y también la innovación a través de las industrias tomando ideas, sin necesariamente copiarlas.

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https://www.phocuswire.com/How-cross-in.dustry-innovation-can-strengthen-your-approach-to-emerging-technology

Algunas historias interesantes de copia de ideas e implementación en industrias diversas:

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Utilizar cajas de cartón de huevos para vinos
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La técnica de boxes de la fórmula 1 para el servicio en auto de Mc Donalds
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Las cintas de equipaje de los aeropuertos a la entrega de Sushi en un restaurant

Anticiparse a los cambios y aprovechar las oportunidades hoy está al alcance de sus manos, sólo tiene que tomar la decisión de actuar ahora antes que sea tarde.

Por Gustavo González Figueroa

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