Implementar un nuevo sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es significativo para cualquier organización. Promete una mayor eficiencia, operaciones simplificadas y mejores capacidades de toma de decisiones. Sin embargo, algunas organizaciones consideran correr sistemas paralelos durante la transición como una red de seguridad. En esta publicación, exploraremos por qué este enfoque puede no ser la mejor estrategia y ofreceremos consideraciones alternativas para una implementación de ERP más fluida.
He liderado varias implementaciones de Oracle ERPs durante casi dos décadas, y la compañía KNEX Technology, de la cual soy el Chief Technology Officer, tiene un historial de más de 100 implementaciones exitosas. Esta vasta experiencia personal y la de nuestro equipo nos han enseñado la importancia vital de adoptar las mejores prácticas para maximizar los beneficios de los sistemas ERP mientras se minimizan los riesgos y las interrupciones en las operaciones comerciales.
Veamos las 8 consideraciones clave para planificar tu estrategia:
1. Intensivo en recursos (agotando los usuarios):
Correr sistemas paralelos requiere duplicar los recursos, incluyendo tiempo, dinero y personal. Esto carga fuertemente a la organización y puede tensar sus recursos durante un período de transición que ya es desafiante.
2. Preocupaciones por la integridad de los datos (reconciliaciones casi imposibles):
Mantener la integridad de los datos en dos sistemas es inherentemente difícil y aumenta el riesgo de errores e inconsistencias. Asegurar que los datos ingresados en ambos sistemas coincidan perfectamente es desafiante, lo que conduce a confusión y posibles inexactitudes.
3. Ineficiencias en los procesos (todo se hace más lento):
Los sistemas paralelos a menudo resultan en esfuerzos duplicados y procesos redundantes. Los empleados pueden necesitar ingresar los mismos datos en ambos sistemas, lo que conduce a un tiempo desperdiciado y una productividad disminuida. Los procesos de toma de decisiones también se ralentizan a medida que los interesados reconcilian información de múltiples fuentes.
4. Retraso en la realización de beneficios (no ver la línea final):
La implementación de un nuevo sistema ERP tiene como objetivo realizar beneficios como la simplificación de operaciones y la mejora de la eficiencia. Sin embargo, correr sistemas paralelos prolonga el período de transición, retrasando la realización de estos beneficios y evitando que la organización aproveche al máximo las capacidades del nuevo sistema.
5. Aumento de la complejidad:
Gestionar dos sistemas simultáneamente agrega complejidad al proceso de implementación. Requiere una coordinación y sincronización cuidadosas entre los sistemas antiguos y nuevos, aumentando la probabilidad de problemas técnicos, discrepancias de datos y problemas de compatibilidad.
6. Resistencia al cambio (cuestionando el cambio):
Correr sistemas paralelos puede indicar a los empleados que la organización carece de confianza en el nuevo sistema. Esto puede llevar a una resistencia al cambio, ya que los empleados pueden ser reacios a adoptar completamente los nuevos procesos y tecnologías si ven que el antiguo sistema aún está en uso.
7. Riesgo de confusión y errores (confusión general):
Tener dos sistemas operando simultáneamente aumenta el riesgo de confusión y errores. Los empleados pueden usar inadvertidamente el sistema incorrecto o ingresar datos en el sistema incorrecto, lo que conduce a discrepancias y interrupciones operativas.
8. Desafíos de soporte del proveedor (interacción entre proveedores):
Mantener el soporte del proveedor para ambos sistemas, el antiguo y el nuevo, puede ser desafiante y costoso. Los proveedores pueden priorizar el soporte para el nuevo sistema, dejando el sistema antiguo vulnerable a problemas y riesgos de seguridad.
Conclusión
Si bien correr sistemas paralelos durante una implementación de ERP puede parecer un enfoque prudente, viene con importantes inconvenientes que pueden obstaculizar el éxito del proyecto.
En cambio, las organizaciones deberían considerar estrategias alternativas como la implementación escalonada o una transición limpia al nuevo sistema.
Al hacerlo, pueden minimizar los riesgos, simplificar el proceso de transición y acelerar la realización de beneficios de su nuevo sistema ERP.