Mi recomendación a usuarios de Oracle EBS en su primer paso a la nube

oracle-nubeMuchas organizaciones utilizando Oracle E-Business Suite por años -algunas con las que hablo frecuentemente hasta décadas- se han estado preguntando cuál es la mejor manera de comenzar el camino de la nube de Oracle en Software como Servicios o Oracle Cloud SaaS. Vamos paso a paso.

Es mandatorio ir a la nube? Realmente no es mandatorio, pero si buscan en las predicciones de las empresas que analizan el mercado (pueden ver un resumen en mi post sobre mi opinión de las predicciones de Gartner y Forrester) todas afirman que la convergencia a la nube es el futuro y la economía de suscripción ha tomado cada ángulo posible de sistemas (Infraestructura, Plataforma y Aplicaciones -o también llamado software). Haciendo una broma con un amigo que le gusta la cerveza, se preguntaba si el famoso estilo de cerveza “IPA” podría ser superado por el acrónimo de la nube por Infraestructura como Servicio (IaaS), Plataforma como servicio (PaaS) y Aplicaciones como Servicio (AaaS) pero la verdad es que en lugar de AaaS se llama Software como Servicio (SaaS).

Si consideramos la inversión que se realizó en Oracle E-Business Suite, comenzando por licencias más el costo de soporte anual por los años desde la adquisición, más el costo del trabajo de recursos humanos en aplicación de parches y actualizaciones, en el momento que se escucha hablar al representante de ventas de Oracle recomendando pilares en la nube y coexistencia con Cloud HCM o Cloud SCM o la orquestación de pedidos en la nube para muchos parece estar alejado, hasta casi en otra galaxia.

En mi opinión, hay una tremenda oportunidad de dar un pequeño paso (y oportunidad de resultados rápidos) hacia la nube de Oracle.

Si es usuario de Oracle E-Business Suite estoy más que seguro que es usuario del módulo de Contabilidad (General Ledger o GL) y podría dar el primer paso con poco riesgo, poco costo y una gran oportunidad de convertirse en un héroe entre los usuarios de finanzas con una solución de la nube de Oracle. Estoy hablando de un producto que ha estado hace algunos años, ha madurado, y tiene un nombre larguísimo: Financial Accounting Hub Reporting Cloud Service. Los que lo conocemos más de cerca lo llamamos “farks” por su acrónimo en inglés FAHRCS. En español el nombre es complicado y hasta más difícil de tomar sus iniciales por su traducción “Informes del hub de contabilidad en la nube” así que seguiremos llamándolo por su acrónimo en inglés.

Algunos meses atrás, en IT Convergence, realizamos un webinar sobre como modernizar los reportes financieros en inglés junto a uno de los directores de producto de FAHRCS, David Haimes con mucho éxito y muchas buenas preguntas que fueron respondidas en este blog.

Cómo su organización puede beneficiarse implementando FAHRCS como el primer paso hacia la nube de Oracle? Voy a resumir la respuesta en 3 grandes ítems para ayudar a responderle.

  • Reportes financieros modernos utilizando cubos multidimensionales, actividades de cuentas y desglosar (drill-down) las transacciones originantes
  • Reemplazar herramientas de reportes externas bajando el mantenimiento y costo total de propiedad (TCO).
  • Mejoras de productividad a través de la colaboración utilizando Oracle Social Network (OSN)

Reportes financieros modernos

Voy a comenzar con una definición de que es un dashboard para O’Reilly:

“Un dashboard (o tablero de control) es una visualización de la información más importante necesitada para alcanzar uno o más objetivos consolidados y estructurados en una sola pantalla para que la información pueda ser monitoreada de un vistazo”

Hay muchos ejemplos de visualizaciones y me gustaría explorar algunas oportunidades de como utilizarlas organizandolas de esta manera:

Tipo

Oportunidad

Presentaciones Tableros de control (Dashboards), gráficos estáticos o interactivos, o información interactiva, en vivo o actualizada periódicamente
Exploratoria Descubrimiento de patrones o perfilando los datos
Historia Mezcla de visualizaciones para ayudar a contar una historia
Planificación Diagrama de Gantt o tabla pivot
Descriptivo Una representación de un ítem tangible, por ejemplo en las elecciones presidenciales pintados los estados según su ganador
Ingreso de datos Ingresar “algo de información” para proveer retroalimentación

 

Con éstas oportunidades, como FAHRCS puede ayudar su empresa? Simplemente ayudando a sus usuarios a obtener de manera óptima las métricas de su rendimiento financiero, que no es poco.

Para aquellos que no están familiarizados con el concepto de “Vistazo, escaneo, hacer” (glance, scan, commit) del equipo de Experiencia al Usuario de Oracle, en el que formo parte del Customer Advisory Board, pueden explorar en esta entrevista al VP Jeremy Ashley introduciendo este concepto (en inglés). El concepto es muy sencillo:

Inicialmente se da un vistazo rápido para ver que hay, y en cuestión de segundos se analiza si hay algo de interés.

Cuando algo atrapa la atención, se escanea para ver si hay algo que está dentro de los parámetros que tenemos en mente. En el caso de la compra de un ítem puede ser precio, gusto o tamaño.

Posteriormente es el momento de “hacer” cuando la decisión está tomada, caminando hacia la registradora .

Dando ese “poder” a los usuarios contables a través de la metodología “Vistazo, Escaneo y Hacer” y la herramienta FAHRCS los pasos serían tener un vistazo de los indicadores clave en un tablero. Escanear la información más relevante a través de rangos predeterminados que resaltan potenciales dificultades o desvíos. Utilizando el concepto de “infotiles” que permiten hacer clic y “darlos vuelta” para ver “el otro lado” de la información hacen que la experiencia sea más rica. Y finalmente “hacer” a través del desglose o drill-down al sistema origen (EBS) analizando los orígenes de las transacciones que conformaron un asiento contable en particular.

infotiles_2

Otro concepto dentro de FAHRCS es el repositorio de reportes llamado “Centro de Reportes Financieros” (Financial Reporting Center) que consiste en reportes de múltiples orígenes como: Oracle Business Intelligence Transaccional (OTBI), Reportes de BI, Sunburst, Smartviews y otros.

reporting_center

sunburstEn el párrafo anterior se mencionó sunburst, que es una visualización muy poderosa. Me tocó testear hace algunos años esta visualización en el laboratorio de Oracle UX me pareció un tanto complicada, pero luego de navegar se convirtió en un aliado para analizar datos. Sunburst definitivamente ayudará a sus usuarios a identificar patrones de datos, anomalías y dar un entendimiento más profundo de los resultados financieros de una manera visual.

 

Reemplazar herramientas de reportes externas

Cuando Oracle anunció que Oracle Discoverer tenía su final de vida surgieron decenas de aplicaciones de reportes como alternativa. En este blog, allá por 2011, ya hablábamos de alternativas de reportes, pero la nube estaba aún en pañales para los usuarios de EBS.

Estoy trabajando en una serie de trabajos y presentaciones analizando las mejores opciones para reportes, comparando funcionalidades y costos, y evaluando que no necesariamente una herramienta de un tercero es negativa, pero si el mantenimiento suma complejidad a la inversión inicial.

Algo que si es importante es que si su organización está buscando consolidar en un sólo proveedor -Oracle en este caso- y bajar costos de mantenimiento (evitar aplicar parches, realizar actualizaciones, etc) definitivamente FAHRCS es una pieza clave que debe estar en la mesa final de selección.

Mejoras en colaboración a través de Oracle Social Network (OSN)

Desde que miles de millones comenzaron a utilizar Facebook como “la” herramienta social de la década, la interacción entre amigos (y todos) ha cambiado y el cuestionamiento es claramente por qué no podemos llevar este concepto a entornos laborales.

La red social de Oracle (OSN) como adición a sus productos de aplicaciones en la nube de Oracle entendió esta pregunta y ha unido conceptos de redes sociales con software empresarial reduciendo la brecha de cientos de correos electrónicos a interacciones sociales privadas. Los empleados pueden tener “conversaciones sociales” dentro de un ámbito corporativo, compartir documentos, comenzar chats uno-a-uno para intercambios rápidos y crear perfiles para que puedan conectarse con personas relevantes dentro de la empresa en base a sus puestos e involucramiento en los procesos de negocios.

socialOSN permite a los usuarios de FAHRCS tomar los reportes y transformarlos en “Objetos Sociales” que pueden ser discutidos y versionados involucrando a las personas adecuadas con sólo un clic. Algunos estudios confirman que OSN ha reducido correos electrónicos innecesarios por más de un 60% y el tiempo de reuniones internas por un 50%.

Es natural que haya cierta reticencia con respecto a la seguridad en las redes sociales, pero OSN ha tomado muy seriamente la seguridad desde su incepción con estas características:

  • Opciones de privacidad. Crear conversaciones cerradas, seguras y privadas o abiertas para la comunidad dejando la opción a que los individuos puedan unirse libremente.
  • Colecciones. Esta funcionalidad permite que se puedan reunir varias conversaciones de un tópico en particular creando una colección y que sea más fácil poder buscar referencias más adelante.
  • Indicadores de presencia en tiempo real. Se puede ver quién está conectado y en qué conversación está en este momento.
  • Obtener la atención de alguien. Se puede poner una bandera de urgente para obtener “una atención inmediata” o una bandera de “por favor responder” si puede esperar.
  • Shhh. Se puede silenciar aquellos posteos que no son de su interés o no necesitan ser monitoreadas.
  • Resumen. Se puede indicar obtener un resumen vía correo electrónico de manera diaria en ciertos tópicos para leer off-line a discreción.

Conclusiones

Los ejecutivos de todas las organizaciones están solicitando a sus departamentos de sistemas tomar el primer paso a la nube. Los líderes de IT aún tienen dudas sobre cual es la manera más simple y efectiva de comenzar este camino con software como servicio (SaaS) y tener un éxito.

El aprendizaje de Cloud SaaS, provisionamiento, configuración, seguridad, y otros en la nube de Oracle, con FAHRCS es un gran primer paso con un mínimo riesgo y la garantía de satisfacer los usuarios de finanzas con una transición hacia una experiencia de usuario rica y moderna con una funcionalidad de colaboración social inexistente hasta el momento.

Esta combinación es la receta perfecta para una implementación sencilla de pocas semanas y un éxito en corto plazo para convertirlo en un héroe de los usuarios de finanzas.

 

Fuentes:

Fusion Accounting Hub Reporting Cloud Service (FAHRCS) for E-Business Suite, Presentation at OOW16 by David Haimes.

http://docs.oracle.com/cloud/latest/financialscs_gs/FAIAH/toc.htm

eBook “Bringing Social to the Enterprise”

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